Tutti siamo pieni di impegni.
A lato trovate la sintesi del metodo sotto forma di diagramma. Ma lui ci ha scritto intorno alcuni libri. E magari potreste invitarlo per una conferenza o un workshop: ma si trova quasi tutto in rete. E ci sono vere e proprie community che propongono centinaia di varianti al suo metodo.
Per non parlare del software!
Ecco cosa ho fatto io, che ho cercato di semplificare anche un po’ la cosa:
Gli strumenti necessari
Un taccuino: io preferisco una Moleskine a quadretti.
Posseggo 2 portatili, un iPhone ed un iPad: ma mi serve carta e penna: il taccuino pesa poco, è sempre disponibile, non si scarica, lo posso portare sempre con me.
Numero le pagine della Moleskine, e la divido in tre sezioni (+ un indice), infilandoci un segnalibro colorato adesivo. Ecco le sezioni:
- Projects index: si tratta di un indice di tutti i progetti che andranno seguiti. Nel mio caso basta una pagina (2 facciate).
- InBox/Next action (rosso, circa l’80% del taccuino, da pag.2): qui ci va il frutto della fase di raccolta: è il contenitore principale dove va a finire di tutto…
- Someday/maybe (giallo, circa un 10%, da pag.155): qui ci vanno tutte quelle cose che forse un giorno prenderò seriamente in considerazione, ma intanto me le segno.
- References (verde, circa un 10%, da pag.173): qui ci vanno informazioni che devo conservare, come riferimento, per futura memoria.
La Moleskine piccola (9×14) a quadretti (che per inciso costa la bella cifra di oltre 10,00 euro!) ha sempre 192 pagine: quindi inizio la sezione InBox/Next action a pagina 2, la sezione Someday/maybe a pagina 155, la sezione References a pagina 173.
Fine. Tutto qui.
E’ poi necessario un calendario: capiterà per forza che una attività debba essere fatta in una certa data o ad una certa ora. O che magari debba essere conclusa entro una precisa scadenza.
Il calendario diventa necessario per scandire il tempo e ricordarci delle azioni che sono state schedulate.
Ecco perché per me il calendario non è cartaceo: deve essere un elemento “attivo“, visto che mi deve ricordare gli impegni.
Personalmente uso Google Calendar: questo perché ci sono client dappertutto e si sfrutta benissimo il protocollo IMAP. Non solo, Google propone un meccanismo compatibile con Exchange.
In poche parole, è possibile tenere sincronizzato il vostro calendario (ma anche le mail ed i contatti), tramite il cellulare, o Outlook, o Thunderbird/Sunbird, o l’iPad, o l’iPhone: in questo modo il device ed il software utilizzati risultano irrilevanti, perché tutte le informazioni possono essere centralizzate su Google, e fruite in ogni dove.
Quindi un appuntamento mi viene ricordato indifferentemente dal mio cellulare (tramite SMS), oppure tramite le notifiche sull’iPhone o sull’iPad. E se modifico una occorrenza da uno di questi dispositivi, gli altri si sincronizzano automaticamente.
Detto questo, va bene anche un calendario cartaceo: complica un po’ il processo, ma funziona ugualmente. In questo caso magari meglio “fondere” calendario e taccuino in un solo oggetto.
Gli strumenti opzionali
Purtroppo le cose da fare arrivano spesso per posta elettronica, quindi mi sono organizzato Outlook (al lavoro) e GMail con alcune cartelle (o etichette) speciali:
@InBox_NextAction
@WaitingFor
@Someday_Maybe
@References
Da notare che nei client di posta elettronica ho inserito una cartella in più rispetto al taccuino: WaitingFor. Questa sezione, ovviamente, si può aggiungere anche nella Moleskine, ma la mia esperienza (ed il mio modo di procedere) mi ha fatto capire che su carta è spesso inutile. Fate voi.
La “@” all’inizio del nome serve per far scalare l’elenco delle vostre etichette (o cartelle) e per raggrupparle. In alternativa usate “_“.
Nota: esistono molte estensioni sia per GMail che per Outlook per applicare il metodo GTD. Io le ho trovate sempre un po’ scomode (e a volte costose). Ci sono poi centinaia di software, alcuni openSource. Fate voi: certamente vi suggeriscono l’applicazione completa del metodo, e non la mia semplificazione.
Alla prossima…
