Il mio personale GTD: la raccolta e la revisione

Archiviato l’argomento strumenti, passiamo alla parte “operativa”. Spero che David Allen non me ne voglia.

Raccolta

Consideriamo (per ora) per semplicità la sola Moleskine.

Prima regola: quando vieni a conoscenza di qualcosa che va fatto (qualsiasi cosa) prendi nota sul taccuino nella sezione “InBox/Next action“.

Normalmente io scrivo uno o due righe che identificano l’azione da fare (ad esempio: “comprare il latte”).
A volte posso anche scrivere qualcosa di più generico come “preparare la festa di compleanno”, ma so che in genere ciò si tradurrà naturalmente in azioni più specifiche (tipo “ordinare la torta”).

Ogni giorno inauguro la mia lista con la data (per esempio “1 dic”), ed antepongo ad ogni mio appunto un trattino.
Il mio taccuino quindi avrà l’aspetto in basso: l’ordine di inserimento non è importante. E le note sono fissate così come partorite dalla mia mente (quindi in modo quasi caotico).
Questo processo di raccolta è fondamentale, e per questo è necessario non aver alcuna remora nel segnare di tutto: al massimo alcune delle azioni saranno cancellate!

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InBox/Next action
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1 dic
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 -  Comprare il latte.
 -  Preparare la festa di compleanno.
 -  Telefonare a Marco per la riparazione della caldaia.
 -  Tinteggiare i muri della stanza di Matteo di azzurro.
 -  Scrivere sul blog un post per il metodo GTD.
 -  L'indirizzo di questo blog è https://www.ccworld.it/
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Elaborazione/revisione
Questa fase è quella più importante: bisogna elaborare la lista seguendo un flusso di lavoro ben preciso:

Iniziare sempre dalla cima della lista.
Occuparsi di un elemento alla volta.
Se sono richiesti al massimo 2 minuti per elaborare una azione, allora questa va elaborata subito!
Non rimettere mai nulla nella lista, soprattutto se l’azione è già iniziata.
Eseguire la fase di revisione della lista con frequenza costante e quanto più spesso possibile.

Il mio taccuino, dopo un paio di cicli di elaborazione, avrà circa questo aspetto:

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InBox/Next action
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1 dic
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 +  Comprare il latte
 * Preparare la festa di compleanno.
 <-  Telefonare a Marco per la riparazione della caldaia
 +  Ordinare la torta (FST,12/12)
 *  Comprare i palloncini (FST,12/12)
 -  Comprare il regalo (FST,12/12)
 -> Ritirare la torta la mattina della festa (FST,12/12)
 O  Tinteggiare i muri della stanza di Matteo di azzurro
 ^  L'indirizzo di questo blog è https://www.ccworld.it/
 -  Scrivere sul blog un post per il metodo GTD (CCW,2)
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Ho comprato il latte: metto una croce all’azione. Attività chiusa.
L’azione di preparare la festa di compleanno era troppo generica, ed è stata tradotta in azioni più concrete. Questa azione è stata quindi annullata: la segno con una croce sopra il vecchio trattino (che diventa un asterisco)!
Ho telefonato a Marco che si è ripromesso di ricontattarmi per darmi il prezzo dell’intervento di riparazione della caldaia: l’azione per me non è conclusa, e sono in attesa dell’azione di Marco: freccia a sinistra (attività in attesa di un’altra attività).

La festa di compleanno è di fatto un progetto, che prevede molte azioni, alcune delle quali correlate tra di loro. E per altro non tutte posso farle personalmente, quindi devo delegarne alcune. Ma mi devo assicurare che il tutto si concluda per tempo: la responsabilità della festa rimane sempre mia!

Così esplodo il progetto “FESTA” in una serie di “prossime azioni” elementari (nascono le note per la torta, i palloncini ed il regalo) ed in fondo alle annotazioni inserisco i seguenti dettagli: (PROGETTO, SCADENZA): il progetto (indicato da una sigla di 3 lettere) indica la festa (FST=FeSTa). La scadenza è il 12 dicembre (giorno della festa!).

Quindi:

Ho ordinato la torta (2 minuti! Lo faccio subito. Attività chiusa! Ci avrei messo più tempo a spostare o delegare la cosa!)
I palloncini non servono più: ci sono quelli dell’anno scorso. Abbandono l’azione! La segno con una croce sopra il trattino (diventa un asterisco)!
Devo ancora comprare il regalo… spero di ricordamelo per tempo (farebbe comodo spostare questa nota su un calendario che mi possa allertare!)
Per la torta ci penserà Luigi: ho delegato questa azione (freccia a destra), ma sarebbe meglio se verificassi la cosa personalmente la mattina stessa della festa (farebbe comodo spostarla su un calendario che mi allertasse per tempo!)

Inoltre:

I muri della stanza di Matteo dovranno aspettare: meglio spostare l’azione nella sezione “Someday/maybe”, come fosse una incubatrice: un cerchio mi indica che la nota è stata spostata da qualche parte.
L’URL di questo blog sarebbe meglio scriverlo in modo da poterlo reperire facilmente: intanto lo segno come “data point” (con un triangolo); ma sarebbe meglio spostare questa nota nella sezione “References“.
Il post sul metodo GTD è ormai in attesa da mesi: il numero a fianco del progetto che indico con “CCW” (sono le attività inerenti questo blog) indica “2”: questo significa che per ben due volte questa azione è stata recuperata dalla cima della lista; purtroppo è sempre rimasta troppo indietro per essere ben visibile nella fase di elaborazione. In pratica questa azione è stata annotata, ma non è stata ancora elaborata, e dopo pagine di ulteriori annotazioni è stata spostata (ricopiata) in avanti, verso il fondo della lista, per essere più visibile. Dopo ogni spostamento, incremento un contatore che indica, appunto, le volte in cui questa azione è stata ripescata dalla cima; ma almeno non devo scorrere la Moleskine indietro di troppe pagine che certamente saranno piene di azioni completate! Se il contatore sale troppo, forse è meglio spostare quell’azione nella sezione “Someday/maybe”! Evidentemente non è così urgente.

Quando una pagina della Moleskine comprende solo attività chiuse, con grande soddisfazione viene segnata con una bella riga, ad annullare tutta la pagina.

Concludendo:

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InBox/Next action
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1 dic
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+  Comprare il latte
 * Preparare la festa di compleanno.
<+  Telefonare a Marco per la riparazione della caldaia
+  Ordinare la torta (FST,12/12)
*  Comprare i palloncini (FST,12/12)
+  Comprare il regalo (FST,12/12)
+> Ritirare la torta la mattina della festa (FST,12/12)
O  Tinteggiare i muri della stanza di Matteo di azzurro
O  L'indirizzo di questo blog è https://www.ccworld.it/
O  Scrivere sul blog un post per il metodo GTD (CCW,2)
- Verificare il preventivo di Marco per la riparazione delle caldaia
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Someday/Maybe
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13 dic
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-  Tinteggiare i muri della stanza di Matteo di azzurro
 -  Scrivere sul blog un post per il metodo GTD (CCW,2)
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References
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13 dic
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-  L'indirizzo di questo blog è https://www.ccworld.it/
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La legenda dei simboli “a penna” è nell’immagine sopra: ogni simbolo può essere derivato dal precedente, quindi le annotazioni su carta sono alquanto pratiche! I simboli infatti sono sovrapponibili. Ad esempio, una attività delegata e risolta sarà il merge della freccia e del segno più.
La versione “digitale” dei simboli è:

----------------------
 -   Undone
 +   Done
 <-   Waiting for another action
 ->  Delegated
 *   Cancelled or abandoned
 O   Moved to another list
 ^   Data point
 +>  Delegated / Done
 <+   Waiting for another action / Done
...
----------------------

A valle di ogni annotazione è possibile usare un indicatore del tipo:

– In box / Next action (PROGETTO , ITERAZIONE ,SCADENZA)

PROGETTO: una sigla di tre lettere che serve per aggregare più azioni che portano ad un risultato finale (indicatore opzionale). Tutte insieme contribuiscono al completamento di un progetto.
ITERAZIONE: un contatore che mi indica quante volte quella azione è stata ripescata dalla cima della lista: se supera 3 forse questa azione non è così prioritaria (indicatore opzionale).
SCADENZA: tutte le azioni che devono essere fatte in una data specifica (o entro quella data) è meglio spostarle su un calendario (indicatore opzionale). La data quindi rimanda alla pagina del calendario, in cui magari è possibile trovare ulteriori dettagli.

E’ importante revisionare la lista “InBox/Next action” dalla cima, giornalmente, verificando ogni voce: il costante controllo di ogni azione è il segreto per mantenerne il controllo.
Magari la lista “Someday/maybe” può essere verificata settimanalmente…

La costanza nell’applicare le poche regole è indispensabile, ed in genere prevede pochissimo sforzo e pochissimo tempo.
Purtroppo se delegate molte azioni, e avete molti collaboratori, sarete costretti ad annoiarli con continue richieste di verifica: si corre il rischio di essere noiosi o fastidiosi, ma il processo è secondo me fondamentale.

Ultima cosa: se ritenete opportuno dedicare una sezione per raggruppare i progetti, a volte è utile prevedere una sezione del taccuino “Projects“: io la trovo dipersiva, e mi obbligherebbe a revisionare troppe liste.

Uno svantaggio: quando finite le pagine della Moleskine, dovete fare un po’ di lavoro di “copia manuale”… Ecco perché un buon software, in linea di principio, può essere determinante: assicuratevi solo che il device su cui gira ve lo possiate portare ovunque e sempre.

Se ci fate caso in tutto dovreste ritrovare il flusso dell metodo GTD di David Allen:

Ultima considerazione, personale: il vantaggio più grosso di questo metodo è che permette di ottenere un buon controllo su tutte le attività, sia di quelle di diretta responsabilità, sia di quelle delegate: la cosa che fa la differenza è che la sensazione (perché poi alla fine di sensazione si tratta) di avere tutto sotto controllo rende più sereni.